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オンラインでも一体感のある社内イベントはできる!~オンライン表彰式の裏側~ 前編

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当社には、『「これe-Jan!」アワード』(以下、e-Janアワード)という社内表彰制度があります。このe-Janアワードの歴史はそれほど古くありません。 3年前、創立記念のイベントとしてパーティーを企画しました。その時に目玉イベントとして、表彰式をやろうと、e-Janアワードを実施したのが始まりです。
社内に表彰イベントがあったほうがいいという当時の経営企画室長からの提案で検討が始まりました。初めてのことなので、何を景品にするか、どういう形式にするか、あれこれ試しながら今の原型ができました。

【e-Janアワードの流れ】
1.エントリー
まず全社からプロジェクトのエントリーを募ります。一年間の業務を振り返り、我こそはというプロジェクトにはプロジェクトの概要をまとめた簡単な資料を提出(エントリー)してもらいます。

2.投票
エントリーされたプロジェクトに対して、全社で投票を実施します。プロジェクトごとに提出してもらった概要資料を基に、その年最も会社に貢献した「e-Jan(いいじゃん)!」と思えるプロジェクトに投票します。

3.表彰式
投票結果を基に金、銀、銅賞を決め、全社の前で発表します。受賞者には、賞状と景品が授与されます。



初の表彰イベントは、なかなか一体感が出るものでした。それもあって、その後、年に一度年度末に、その年の業務を振り返り、表彰する制度として定着しました。特に最初の2年は創立記念パーティーと同時に開催されたこともあり、大いに盛り上がり、毎年少しずつ改善しながら全社の恒例イベントとなりつつありました。
ところが、昨年はコロナ禍のため、急遽オンラインで表彰式を実施することとなり、初めての全社オンラインイベントということで、運営側も参加者も探りながらの開催となりました。

『2020年度はe-Janアワードを実施するのか?』
最初はこのような議論からスタートしたのですが、当社の社長 坂本の強い意向もあり、今年もオンラインで実施することとなりました。

オンラインで、しかも全社的にテレワークの中心の働き方の中でのe-Janアワードの開催。どうやって一体感を出し盛り上げていくのか。e-Janアワード企画チームは頭を悩ませることになりました。

まず、企画チームは今年のe-Janアワードの目的について、意識のすり合わせを実施しました。コロナ禍でテレワーク中心の働き方となって、1年。以下のような目的を設定しました。


 ・テレワーク下で、同じオフィスで働いていたときと比べて、お互い、特に他部門の業務内容が見えづらくなってしまった。業務内容を共有、賞賛、感謝しあう場にしたい。
 ・テレワーク中心の働き方になってから、全社での社内イベント、懇親会を実施していない。一年間をねぎらい、全社で一体感を持てるようなイベントにしたい。


上記の目的を念頭に、オンラインでのイベント案内・告知、エントリーシートの配布、エントリーの受付などを進めました。また、せっかくオンラインで実施するのだから、国の垣根を越えようとインド現地法人のメンバーにも参加してもらうべく準備を進めました。

■オンラインでのイベント案内・告知など
案内・告知には、社内SNSを利用するとともに、Webポータルに特設ページを作成し、e-Janアワードに関する情報がすべてそこに掲載されるようにしました。エントリー先もそのポータルに集約し、だれからもエントリー状況が明確になるようにしました。

■日英対応
もともと日本語ネイティブでない社員も多い当社では、全社への案内は日英併記が基本です。今回はそれをより徹底するとともに、エントリーする人の負担を下げつつ、言葉の壁なくエントリー、投票に参加してもらえるよう、エントリーシートは日英どちらでも自身の得意な言語で提出してもらい、その内容を企画チームで翻訳し、全社に展開することにしました。

■日々の草の根宣伝運動
やはり日ごろ顔を合わせているときとは違い、文字だけでの案内では、日々の業務の中でイベントの存在が埋もれてしまいがちです。ほかの用件などの会議で顔を合わせた際には、エントリーを促してみるなど、日々の草の根運動を実施しました。


1年前よりもオンラインでのコミュニケーションに全社的に慣れていたこともあり、こうした準備はスムーズに進めることができました。

しかし、問題となるのがオンラインでの表彰式と懇親会です。
これまでオンラインで「全社での会議」や「少人数での懇親会」は実施してきましたが、全社を集めての懇親会の実績はほとんどありませんでした。大人数に対してオンラインでどのように一体感を感じられるようなイベントにするのか。企画チームの力量が試されていました。

結果的には、当社の社長 坂本に以下のような感想をもらうようなイベントとなったのですが、その詳細は「後編」にて。

―――当社の社長 坂本の「朝メ*」より
オンラインとは思えない充実感があったようです。(中略)あまりに一体感が高かったせいでしょうか。最後の私からの〆の挨拶のときです。

あの壮絶だった1年前が急に目の前によみがえってきました。(中略)このe-Janというチームのすごさが私の頭の中をよぎったとき、突然、胸が詰まってしまいました。不覚にも涙まで。スピーチができなくなってしまいました。初めてのことでした。皆の頑張りのオーラで心がいっぱいになってしまったのですね。スピーチが終えられないなんてことを自分がやるとは思いませんでした。お恥ずかしい。人への感謝の気持ちが高まりすぎると危ないですよ。


* 当社の社長 坂本が毎日全従業員に向け配信しているメール「朝メール」の略。全社員の日報とそれに対する坂本のコメント、そして坂本もしくはリーダー層のエッセイが添えられている。
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