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e-Janが実践する「テレワーク・デイズ2019」[ 社員インタビュー編② ]

e-Janネットワークスでは、今年のテレワーク・デイズ2019の期間中に全社でテレワークに取り組みました。今回は、実際にテレワークを実施した社員へのインタビューの第2弾。普段は社内でのデスクワークが中心の3名がどのようにテレワークに取り組んだのか、前回に引き続きテレワーク推進チームが話を聞きに行きました。

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マニュアルの準備や事前のレクチャーのおかげで、スムーズにテレワークが実施できた

──まず始めに、皆さんの普段の業務や役割について教えてください。

N:私の所属するカスタマーリレーショングループは、受発注処理やライセンス管理業務、見積書の発行などの営業支援が主な業務です。

T:私は基盤設計グループの所属です。主な業務としてはCACHATTOで提供しているサービス設備の運用で、自社の情報システム部門の役割も兼ねています。

D:私の所属する経営管理グループの業務は総務全般にわたりますが、特に労務、経理の業務を担当しています。

──このテレワーク・デイズでの取り組みを企画する際に、特に皆さんのような事務や情報システムなどのデスクワーク中心の業務の社員は、テレワークの実施が難しいのではないかと心配していました。Nさんはこの期間に初めてテレワークを実施したそうですが、どのような環境でテレワークをしましたか?

N:私の自宅には家族やペットもいるので、集中して仕事するために自宅からほど近いコワーキングスペースを利用しました。使用したPCも、会社で用意している専用の端末をレンタルしました。初めて使用するPCだったのですが、マニュアルが用意されていたので簡単に設定ができました。準備いただいたTさんのおかげですね。

T:ありがとうございます。事前にレクチャーをしたことも効果がありましたね。

──Tさん自身のテレワークはいかがでしたか?

T:私も今回が初めてのテレワークでした。実施できる環境は整っていたのですが、社内のシステム担当という役割もあるので、その点ではオフィスにいたほうが良いと考えていたこともその理由の一つです。実際にテレワークを実施してみて、特にストレスを感じることなく仕事ができました。

──Tさんは、テレワークの際にどのような環境を利用しましたか?

T:今回は図面を作成する仕事があったので、その業務では手元のPCでファイル編集ができるCACHATTO Desktopを利用しましたが、その他の業務では社内のPCにリモートデスクトップ接続するためにSplashtop for CACHATTOを利用しました。テレワーク環境からでもレスポンスなどの問題はなく、業務には全く支障はありませんでした。

N:私もオフィスではデスクトップPCを利用しているので、テレワークの際にはSplashtop for CACHATTOを利用しました。

T:事前に心配していたのは環境面というより、「自宅で集中して仕事できるかな?」という点だったのですが、その点も問題が無かったですね。

N:自宅でのテレワークだと、プライベートから仕事への切り替えってどうしていますか?私はコワーキングスペースへ移動したので切り替えができたのですが、自宅でうまく切り替えてテレワークできるのかな、と。

T:私の場合は、PCを起動して仕事をする画面を開いたら、もう仕事モードになりますよ。

──私は会社に行く服装に着替えたら、という感じです。在宅勤務でも、服装は着替えるという意見は社内でもありました。

D:確かに。急にweb会議が始まったら困るよね。

N:自宅だと部屋が映り込んでしまうことも気になります。



ペーパーレス化を進めれば、テレワークで実施できる業務の幅が広がる

──テレワーク実施中にweb会議に参加する機会はありましたか?

D:web会議は不慣れなので少し避けていたのですが、先日テレワーク実施中に急遽参加しました。参加者全員が見えないことと、誰が発言しているかわかりにくいこともあり、オフィスでの通常のミーティングと比較すると少しストレスを感じました。その他の通常のコミュニケーションはチャットをメインで使用しています。

T:私はチャットでのコミュニケーションが苦手で、直接話した方が楽なのですが、オフィスにいる相手の様子がわからないことに難しさを感じますね。チャットでメッセージを送ったほうがいいのか、電話してもいいのかがわからないことが多々ありました。

──社内アンケートの結果からも、テレワークをしている人は自身の状態を報告する手段があるけど、一方で社内にいる人の状態は社外から把握しづらくて困ったという意見がありました。お互いの状況がわかるような工夫が必要かなと考えています。

N:テレワークを実施する前に不安に感じていたことは、やはりコミュニケーションがうまく取れなくて仕事が進まないのではないかということでした。今回のテレワークでは、特にひとりで集中して実施する業務を行ったので問題ありませんでしたが、今後の課題かもしれません。一方で、集中して実施するような業務にはテレワークは非常に向いていると感じました。オフィスにいるときは電話の取り次ぎをすることが頻繁にあるのですが、それが無いだけでも大きな違いがあります。

──ひとりで集中して取り組む業務にテレワークが向いているという側面は確かにありますね。DさんやNさんの業務だと、特に紙の書類を扱う業務があると思うのですが、そのあたりはいかがでしたか?

D:特に、労務や経理の業務は紙での作業が多いのは確かです。書類への捺印作業などはオフィスでやる必要があるので、テレワークではデータ化されたものに関する業務を中心に行いました。

N:発注書などがFAXで送られてくるケースもあるのですが、テレワークの環境では直接FAXは受け取れないので、オフィスにいるメンバーに、スキャンしてPDFファイル化したものをファイルサーバー上で共有してもらいました。まだ書面でやり取りする業務があるので紙も印鑑も必要ですけど、今後ペーパーレス化を進めれば、テレワークで実施できる業務の幅が広がると思います。

D:そうですね、ペーパーレス化と業務フローを確立すれば大きく改善すると思います。



台風が来た日にスムーズにテレワークを実施できたのは、この取り組みが良い事前準備になったから

──その他、テレワークを実施してみて課題を感じたポイントはありましたか?ちなみに、社内のアンケート結果では、オフィスとモニター環境が違うことがテレワークで業務をする際のストレスになると回答した人が非常に目立ちました。

N:私もオフィスでは大きいディスプレイを使用して仕事をしているので、モバイルPCの画面では文字が小さくて読みづらいことは確かにストレスに感じました。

T:自宅でゲームやプログラミングをする人だと大きいディスプレイを持っている人は多いけど、そうでない人も多いよね。聞いた話だと、家のテレビにPCを接続してテレワークした人もいるとか。

D:私も32型のテレビにPCを接続してみたんですけど、普段のデスクとは距離感が違うので、慣れるまでは違和感がありますよ。

──一方で、テレワークを実施してみてメリットだと感じたポイントはどのようなことでしょうか?

T:自宅でのテレワークだと、通勤が無くなることが大きなメリットだと思います。仕事が終わってからも体力が余っているし、仕事終わってすぐにランニングに行くことなどもできました。

N:私はコワーキングスペースまで移動しましたが、通常の通勤時間の半分以下でしたし、時間帯もピークを避けることができたので、電車の座席に座って移動できました。普段の通勤がいかにストレスになっているかって実感しますね。

D:通勤の負担が減ることって本当に大きいですよね。自宅でのテレワークだと、仕事の合間に昼食を作ることもできるし、自宅で荷物の受け取りもできる。仕事が終わったら、そこからすぐプライベートな時間に移ることができます。

──今回のテレワーク・デイズ期間での全社テレワークの取り組みを経て、今後もテレワークを続けていきたいと思いますか?

N:私は出社したほうが効率が良い作業も多いですし、オフィスでチームのメンバーと直接会話して進めたい業務もあるので、通常時は出社したいと思います。でも、ひとりで集中して取り組みたい業務があるときにテレワークしたいですね。あと、台風が来た時などの通勤に支障が出る状況などでも活用したいと考えています。

D:インフルエンザが流行したときなどにも有効かもね。

T:そういえば、テレワーク・デイズが終わった直後の9月上旬に大きな台風被害(台風15号)があったじゃないですか。あの週明けの月曜日に社員の過半数がテレワークを実施したと聞いて、そこでスムーズにテレワークを実施できた理由は、このテレワーク・デイズへの取り組みが良い事前準備になっていたからだと思うんですよね。

D:確かに、事前にテレワークを実際に実施していたこともあって、みんなのテレワークに対する抵抗感や不安感が薄れていたことが、良い結果に繋がりましたね。


”e-Janでは、昨日テレワークを実施した人が44名いたとの報告を受けました。休暇中の人や、東京オフィス以外の人を除くと、対象者は74名です。つまり59.5%、約6割の人が利用したことになります。”
台風直後の突発テレワークは社内実施率が59.5%でした:坂本史郎の【朝メール】より:オルタナティブ・ブログ


──あのような災害時に、各自がスムーズにテレワーク実施の判断をできたことは、会社としても大きかったです。実は、これからの季節はインフルエンザの流行や大雪による交通混雑が想定されるので、それに向けて改めてテレワークのトレーニングを実施しようと計画中です。ペーパーレス化への対策なども進めて、より柔軟で快適なテレワークが実施できる環境を作っていきましょう。


次回は、テレワーク・デイズ2019の取り組み結果を報告します!
第5話:e-Janが実践する「テレワーク・デイズ2019」[ まとめ① ]


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