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e-Janが実践する「テレワーク・デイズ2019」[ 準備編② ]

『従業員の活躍できる環境を作ること』をミッションとしたテレワーク推進チーム。
今回のテレワーク・デイズの目標を「部署や業務内容も入社歴もかかわらず、全社員に1度以上のテレワークを実施してもらうこと」としました。課題把握のために行った全部署対象のヒアリングから、複数の課題を見つけました。それらを解決するため、私たちの準備がはじまります。

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[1] テレワークで働くことの不安や疑問を解消しよう
「テレワークして働くことに、どのような意味や効果があるのか」
ヒアリングからテレワークに関する不安な声がいくつか上がってきました。それらを並べてみて、テレワークへの情報共有や理解が不十分な状態かもしれないと、私たちチームは考えました。

きちんとテレワーク・デイズの目的や目標を共有することが大事だと、全社向けのレクチャーを開くことにしました。テレワークに関する情報をまとめ、整理し、全社員がいつでも閲覧できるような資料の作成に取り組みました。
また、リーダーをはじめ社員からの相談には気軽に対応するように心掛けました。例えば「どうすれば、会社にいなくても仕事をきちんとしていることをグループ内の仲間やリーダーに伝えられるか」と相談を受けたこともありました。こういった気軽な相談が資料作りの参考になることも多くあったのです。

[2]テレワーク制度を周知しよう
従来、テレワークのルールや申請方法についての情報は社内にあったのですが、月日が経つにつれて知っている人と知らない人の差が生じているようでした。特に入社歴の浅い社員や利用頻度の低い社員は情報の置き場を知らない傾向にありました。

私たちは、今一度周知を徹底するため、あらためて情報の整理とまとめの作成、フォルダの共有を行い、加えて社内説明会で情報を共有する準備を進めました。

[3]全員がテレワーク可能な環境に整えていこう
テレワークをするには、社外で働くことのできる環境とシステムが必要です。しかし、そうした環境が不十分な社員も一定数いました。

まず場所に関しては、これまで外出の多い部署のみ「コーワーキングスペース」を登録していましたが、今回から全社を対象にしてを利用できるよう登録を進めました。
また、自由に使える私物のPCのない社員には、インターネット環境と貸し出し用のPCを用意する必要がありました。ポケットWi-Fiの貸し出し手続きを進めつつ、デバイスの課題については情報システム部の協力も得て、ともに対策に取り組みました。協力してくれた社員は、貸し出し用のPCを選定にあたり、仕事しやすい画面サイズや持ち運ぶことを考えた適切な重量など、テレワークで働く人の仕事のしやすさを考慮してくれました。そのおかげで、条件に見合う安価な端末を購入にいたりました。その上、PC環境の設定や操作手順の資料の作成や説明会開催のお願いも、快く引き受けてくれました。

こうして、みんなとコミュニケーションをとりながら、一つ一つ対策を進めていくうちに、徐々に質問を受けることが増え、日報でもテレワークに関するコメントが見られるなど、社員のテレワークへの関心の高まりが見受けられるようになりました。


私たちテレワーク推進チームの思い
『従業員の活躍できる環境を作ること』をミッションに持った私たち。
今回の取り組みで大事にしていることは、今までテレワークに取り組んでこれなかった社員に、柔軟な働き方を実感してもらうことです。満員電車に乗って通う毎日に慣れた人も、テレワークによって出勤時間をずらせば、満員電車がいかにストレスだったかに気付くかもしれません。そうして、普段の働き方や仕事について、考える機会にしていきたいと思っています。
また、課題は今わかっているものだけではないと考えています。氷山の一角という言葉があるように、実際に取り組むことで初めてわかることもあると思うのです。そういった課題を見つけてフィードバックをもらうことで、よりよい状態を目指していきたいのです。


こうした目論見と、目標の達成への意気込みから、準備にどんどん熱がはいり、そうして、気が付けば準備を始めてからあっという間に2か月が過ぎ、本番を迎えることになったのです。


第1話:e-Janが実践する「テレワーク・デイズ2019」[ 準備編① ]
第3話:e-Janが実践する「テレワーク・デイズ2019」[ 実施編 ]