コロナ時代のオフィスと福利厚生

4月に出された緊急事態宣言を機に、私たちは全社的に在宅勤務を原則とした働き方に移行し、オフィスから人がいなくなりました。そして、解除された6月以降は、オフィスに出社する人が徐々に戻りつつあります。このような変遷を辿った中、総務部門がオフィスでどのような取り組みを行っていたのかをご紹介します。



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＜4月＞
国の緊急事態宣言発令の影響で、4月から在宅勤務を原則とした働き方になり、
総務として福利厚生、社内環境面で急いで対応が必要なものが出てきました

■直ぐにサービスを止めたもの
・珈琲等飲料の自販機
・水の宅配
・社食サービス
・オフィス用のコンビニサービス
・e-Jan昼市
・スナックやコピー用紙の定期便

「直ぐにサービスを止めたもの」は、主に飲食系です。
まず、飲料系の自販機を停止、水の宅配を止めました。
水は、社内に置きっぱなしにしているボトルもありましたが、
そのまま置いておいて悪くならないか、業者に確認をしました。
また、毎週届けてもらっていた社食サービス、コンビニサービス等もまずは会社に人がいない、
という点から全て止めました。

■対応方法を変更したもの
・郵便、宅配管理
・植物管理
・入退出管理
・掃除当番

「対応方法を変更したもの」に関しては、社内運用を続けていく必要がありました。
とはいえ、総務担当も在宅勤務できる体制を整えていく必要がありました。
出社対応日を最小限に抑えられるように、対応方法を考えていきました。

郵便管理は、総務の所属している管理グループのメンバー1名が当番制で週に一回出社し、
会社ポストで郵便物を回収後、フリースペースに設置した各グループBOXに配布するようにしました。
各グループメンバーが出社した際、それぞれのBOXの郵便物を確認する形式で運用しました。
契約書、請求書等の書類は、出社当番が写真を撮って、担当者にチャットでお知らせしました。
宅配便は集荷は来ないように連絡し、届け物に関しては出社担当が不在伝票で対応しました。

植物管理は、植物が枯れてしまう、ということもあり止められません。
業者対応が必要な日に合わせて、出社日を割り当てるよう計画しました。
また入退出管理や、掃除については、
これまで全社で実施してきたものを、出社当番が対応するようにしました。

今回の対応は、丁度タイミング的に総務担当の部署異動とも重なり、
対応項目を網羅することと、業者連絡先の確認にとても苦労しました。
これを機に直ぐに対応リストを作成したため、今では誰でも連絡できる体制を整えました。


＜6月＞
国の緊急事態宣言解除後、原則在宅勤務から、必要に応じて出社も可能となりました。
全社の1割～2割ほどの従業員が出社をしているという状況から、
サービスを止めていたものに関しては、それぞれ量と回数を減らして対応を再開しました。

■サービスを再開したもの
・社食サービス
・オフィス用のコンビニサービス
・珈琲等飲料の自販機
・水の宅配

スナックコーナーに補充をしていたお菓子と、コピー用紙の定期便は都度対応に切り替えました。
3月以前大好評だったe-Jan昼市（週に一度産地直送の新鮮野菜を社内向けに販売）は、
また従業員に利用してもらおうと再開方法を現在探っているところです。

「対応方法を変更したもの」に関しては、4月に変更した方法とほぼ同様に現在も継続していますが、
飲食系のサービスを再開したこともあり、現状は総務の出社対応日が増えています。
今後は、総務自身がより在宅勤務しやすい環境作りも視野にいれながら、臨機応変に取り組んでいます。

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いかがでしたでしょうか？
弊社の取り組みが皆様のご参考になれば幸いです。


ライター: K.S
e-Janネットワークスのテレワーク推進PJを担当しています。